Urlaubsplanung: gesetzliche Vorschriften, Fristen & Verbindlichkeiten

STAND 22.09.2023 | LESEZEIT 3 MIN

Die Urlaubsplanung ist für viele Arbeitnehmer ein wichtiges Thema im Jahresverlauf. Doch wie genau funktioniert die Planung des wohlverdienten Urlaubs, welche gesetzlichen Vorschriften und Verbindlichkeiten gibt es zu beachten und was sind die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern bei der Urlaubsplanung? Diese und weitere relevanten Fragen zur Urlaubsplanung beantworten wir in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) in Deutschland legt fest, dass jeder Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Urlaub pro Jahr hat, was etwa vier Wochen entspricht, § 3 BUrlG. Tarifverträge oder Arbeitsverträge können längere Urlaubsansprüche vorsehen.
• Arbeitgeber können eine verbindliche Urlaubsplanung von ihren Mitarbeitern verlangen, müssen aber die Urlaubswünsche der Mitarbeiter fair berücksichtigen, § 7 Abs. 1 BUrlG.
• Eine pauschale Ablehnung von Urlaubswünschen ohne Begründung ist normalerweise nicht zulässig.
• Bei der Urlaubsplanung sollte soziale Rücksichtnahme eine Rolle spielen: Eltern schulpflichtiger Kinder können beispielsweise vor kinderlosen Kollegen Vorrang haben.
• Die vom Arbeitgeber gesetzten Fristen für die Urlaubsplanung müssen vom Arbeitnehmer nicht eingehalten werden, eine Einhaltung ist jedoch in beiderseitigem Interesse.

Was regelt das Bundesurlaubsgesetz?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist das zentrale Gesetz in Deutschland, das die Mindestregelungen für den bezahlten Erholungsurlaub von Arbeitnehmern festlegt. Laut BUrlG hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Urlaub pro Jahr, basierend auf einer 6-Tage-Woche. Das entspricht also vier Wochen Urlaub pro Jahr. In vielen Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen sind jedoch längere Urlaubsansprüche vereinbart, die über die gesetzliche Mindestregelung hinausgehen können.

Oft ist der Urlaubsanspruch nicht sofort am Anfang des Arbeitsverhältnisses verfügbar. In der Regel entsteht der Anspruch erst nach Ablauf einer sogenannten Wartezeit, die oft sechs Monate beträgt. Nach dieser Wartezeit hat der Arbeitnehmer das Recht, seinen Urlaub zu nehmen. Einmal im Jahr besteht zudem das Recht auf zwei Wochen Urlaub am Stück.

Der gesetzliche Mindesturlaub besteht auch bei Teilzeitarbeit oder in befristeten Arbeitsverhältnissen. Die Dauer des Urlaubs richtet sich hier nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche.

Kann mein Arbeitgeber eine verbindliche Urlaubsplanung verlangen?

Arbeitgeber können in der Regel eine verbindliche Urlaubsplanung von ihren Mitarbeitern verlangen. Denn nur so hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Wünsche der Arbeitnehmer hinsichtlich der Urlaubsplanung zu berücksichtigen.

In vielen Unternehmen werden Urlaubspläne bereits zu Beginn des Jahres erstellt, um eine effiziente Betriebsführung zu gewährleisten. Arbeitnehmer werden gebeten, ihre Urlaubswünsche frühzeitig einzureichen, damit der Arbeitgeber die Planung entsprechend vornehmen kann. Hierbei ist wichtig, dass der Arbeitgeber die Urlaubswünsche der Mitarbeiter fair berücksichtigt und betriebliche Belange angemessen abwägt.

Darf mir mein Arbeitgeber Urlaub vorschreiben oder Urlaubswünsche ablehnen?

Ihr Arbeitgeber hat das Recht, Urlaubstermine vorzuschlagen und festzulegen, wenn dies betrieblich notwendig ist. So hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) 1981 in einem Grundsatzurteil entschieden (Az. 1 ABR 79/79). Der Arbeitgeber darf die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aber nur begrenzt koordinieren. Es muss also noch Urlaub übrig bleiben, der von den Mitarbeitern frei verplant werden kann. Wie viel genau hat das BAG nicht festgelegt.

Urlaubswünsche der Mitarbeiter muss der Arbeitgeber auf jeden Fall berücksichtigen und ihnen nach Möglichkeit auch entsprechen. Nur, wenn betriebliche Gründe den Urlaubswünschen der Mitarbeiter entgegenstehen, kann der Arbeitgeber Urlaubswünsche ablehnen. Eine pauschale Ablehnung von Urlaubswünschen ohne Begründung ist in der Regel nicht rechtens.

Wie viel Urlaub darf mein Arbeitgeber für mich verplanen?

Mit oben genanntem Urteil des BAG wurde zwar beschlossen, dass der Arbeitgeber Urlaub für die Mitarbeiter verplanen kann, allerdings nicht den ganzen Jahresurlaub. Wie viel Urlaub zur freien Urlaubsplanung übrig bleiben muss, bleibt jedoch offen.

Wer hat innerhalb eines Unternehmens Vorrang bei der Urlaubsplanung?

Wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit Urlaub beantragen und betriebliche Gründe keine klare Priorisierung erfordern, dann hat in der Regel derjenige Vorrang, dem unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang gewährt werden sollte – so § 7 Absatz 1 BUrlG. Das bedeutet, dass Eltern schulpflichtiger Kinder bei der Urlaubsplanung in den Ferien der Vorzug vor kinderlosen Kollegen gegeben werden sollte. Verbindlich ist das jedoch nicht.

Auch chronisch kranke Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit langer Betriebszugehörigkeit können bei der Urlaubsplanung unter Umständen bevorzugt berücksichtigt werden.

Welche Fristen gelten bei der Urlaubsplanung?

Die Fristen für die Urlaubsplanung können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In vielen Fällen müssen die Urlaubswünsche jedoch rechtzeitig eingereicht werden, um eine reibungslose Planung zu gewährleisten. Dies kann eine Planung einige Wochen oder sogar Monate im Voraus erforderlich machen. Arbeitnehmer sollten daher die betrieblichen Regelungen bezüglich der Urlaubsanmeldung genau kennen und einhalten.

Wichtig zu wissen ist, dass Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet sind, die Fristen einzuhalten. Sie müssen dann allerdings damit rechnen, dass ihre Urlaubswünsche nicht mehr ausreichend berücksichtigt werden können. Die frühzeitige Planung von Urlaub ist sowohl im Interesse des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers. Sie ermöglicht es dem Arbeitgeber, den Betrieb so zu organisieren, dass er auch während der Urlaubszeit reibungslos funktioniert. Arbeitnehmer wiederum haben den Vorteil, dass sie ihren Urlaub meist zu den gewünschten Zeiten nehmen können.

Wann kann ich davon ausgehen, dass meine Urlaubsplanung genehmigt oder abgelehnt ist?

Die Zustimmung oder Ablehnung Ihrer Urlaubsplanung sollte in der Regel innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Gesetzlich ist keine genaue Frist festgelegt, aber es wird erwartet, dass der Arbeitgeber die Anfrage in einem angemessenen Zeitraum von 10 bis 14 Tagen bearbeitet und dem Arbeitnehmer Bescheid gibt. Wenn der Arbeitgeber keine Einwände gegen den Urlaubsantrag hat, sollte die Zustimmung unproblematisch sein. Bei Ablehnung sollte der Arbeitgeber jedoch triftige Gründe darlegen.

Die Urlaubsplanung ist ein arbeitsrechtlicher Bereich, in dem die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung ist, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu finden. Ein gut durchdachtes Urlaubsmanagement kann dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden und die Zufriedenheit der Belegschaft zu steigern. Wenn es doch einmal zu Unstimmigkeiten kommen sollte, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Konfliktlösung behilflich sein.

So hilft Ihnen ein KLUGO Partner-Anwalt beim Thema Urlaubsplanung weiter

Obwohl es zum Urlaubsanspruch und zur Urlaubsplanung verbindliche gesetzliche Regelungen gibt, kommt es in der Realität zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern häufig zu Konflikten. Lässt sich im Falle eines Konflikts keine einvernehmliche Lösung finden, kann eine Beratung bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht hilfreich sein.

Unsere KLUGO Partner-Anwälte und Rechtsexperten für Arbeitsrecht stehen Ihnen bei Fragen und Problemen zur Urlaubsplanung gern zur Seite. Unsere Fachanwälte sind mit den relevanten Gesetzen und Vorschriften zur Urlaubsplanung bestens vertraut und können Ihnen bei der Lösung von Problemen mit dem Arbeitgeber in Bezug auf die Urlaubsplanung und bei anderen arbeitsrechtlichen Fragen behilflich sein. Kontaktieren Sie uns jetzt, um einen Termin für ein Erstgespräch zu vereinbaren.