Das sollten Sie tun, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung verloren haben!

Lohnabrechnungen gelten als wichtige Belege und sollten daher sorgfältig aufbewahrt werden. Dennoch kann es passieren, dass eine Gehaltsabrechnung verloren geht: Dann ist Ersatz gefragt, um einen lückenlosen Nachweis zu gewährleisten.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Lohnabrechnung ist wichtig und dient nicht nur zum Nachweis bei der Rentenversicherung, sondern auch bei anderen Vorgängen.
• Geht die Lohnabrechnung verloren, kann beim Arbeitgeber nach einem Ersatz angefragt werden.
• Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine verlorene Lohnabrechnung erneut auszustellen.
• Grundsätzlich ist der Arbeitgeber aber dazu verpflichtet, die entsprechenden Unterlagen für einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren.

Ich habe meine Lohnabrechnung verloren – was kann ich jetzt tun?

Papierkram gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben überhaupt. Kein Wunder, dass man hier schnell fertig werden möchte und aus Versehen womöglich auch Unterlagen entsorgt, die unbedingt aufbewahrt werden sollten. Da landet auch ganz schnell eine Lohnabrechnung im Müll – doch gerade diese gehört zu den wichtigen Dokumenten, die beispielsweise auch bei Behördengängen benötigt werden.

Wenn eine Lohnabrechnung fehlt, sollten Sie als Arbeitnehmer zuerst die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers kontaktieren. Hier werden alle Unterlagen aufbewahrt und können vom Verantwortlichen eingesehen werden. Üblicherweise stellt es kein Problem dar, eine Lohnabrechnung erneut auszustellen, wenn diese beim Arbeitnehmer verloren geht.

Einen Rechtsanspruch auf eine erneute Ausstellung der Lohnabrechnung gibt es nicht: Der Arbeitgeber kann somit nicht verpflichtet werden, eine verloren gegangene Abrechnung ein weiteres Mal auszustellen.

Warum sollte ich Lohnabrechnungen überhaupt aufbewahren?

Die Lohnabrechnung führt detailliert auf, was der Arbeitnehmer im jeweiligen Abrechnungszeitraum geleistet hat und welchen Lohn er dafür erhält. Ebenfalls aufgeführt werden die steuerlichen Rahmenbedingungen. Die Lohnabrechnung ist damit das zentrale Dokument für den eigenen Lohn – sie sollte sowohl durch den Arbeitnehmer auf ihre Richtigkeit geprüft werden als auch sorgfältig verwahrt werden.

Lohnabrechnungen dienen übrigens im Zweifelsfall auch als Nachweis für die Rentenversicherung. Hier können bei der Übermittlung der notwendigen Daten vom Arbeitgeber an den Rentenversicherungsträger durchaus Fehler passieren. Wichtig ist dann, dass Sie selbst den Nachweis erbringen können, um den oder die Fehler zu korrigieren.

Was kann ich machen, wenn ich von meinem Arbeitgeber keinen Ersatz für die Lohnabrechnung erhalte?

Bei Verlust der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber der erste Ansprechpartner für einen Ersatz. Allerdings ist dies nicht immer eine Option – beispielsweise dann, wenn sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Streit getrennt haben. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, beim Ersatz einer verloren gegangenen Lohnabrechnung behilflich zu sein.

Wenn eine Anfrage beim Arbeitgeber ins Leere läuft, bleibt Ihnen noch der Gang zum Finanzamt, denn auch hier sind die entsprechenden Daten hinterlegt. Auch hier können Sie als Arbeitnehmer daher eine Anfrage stellen bzgl. einer Auskunft zu den Lohnsteuerdaten.

Wie lange habe ich Zeit, um die verlorene Lohnabrechnung erneut anzufordern?

Ist die Lohnabrechnung tatsächlich und unwiderruflich verloren gegangen, sollten Sie zeitnah bei der Personalbuchhaltung nach einem Ersatz anfragen. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Dies ergibt sich explizit aus dem Gesetz. Je nach Art der Unterlagen kann sich eine unterschiedliche Aufbewahrungsfrist ergeben – sie beträgt regelmäßig entweder sechs oder zehn Jahre.

Dabei ist prinzipiell zu unterscheiden zwischen der

• steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 der Abgabenordnung (kurz: AO)
• handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht nach § 257 des Handelsgesetzbuches (kurz: HGB)

Da die Lohnabrechnung als Dokument die Lohnsteuer betrifft, ist hier eine Frist von sechs Jahren einschlägig. Der Arbeitgeber hat bezüglich der Aufbewahrung von Lohnabrechnungen also eine Frist von sechs Jahren einzuhalten. So lange haben Sie also mindestens die Möglichkeit, als Arbeitnehmer nachzufragen, falls Ihnen die Lohnabrechnung verloren geht.

Ich habe meine Lohnabrechnung verloren – was ist jetzt mit der Steuererklärung?

Die gute Nachricht für alle Arbeitnehmer mit verlorener Lohnabrechnung: Die Erstellung der Steuererklärung ist trotzdem möglich. Das ist auch wichtig, denn nach § 370 AO kann es zu einer Steuerhinterziehung kommen, wenn die Einkommensteuererklärung verspätet abgegeben wird.

Wichtig zu wissen: Steuerhinterziehung ist nach dem Willen des Gesetzgebers ganz sicher kein "Kavaliersdelikt" – das Steuerstrafrecht sieht hier zum Teil empfindliche Sanktionen vor.

Fragen rund um die Lohnabrechnung, aber auch rund um steuerrechtliche Themen können oft juristisch brisant werden. Dann ist die Unterstützung durch einen erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht gefragt. Dieser kann Fragen zuverlässig und fundiert beantworten sowie mögliche Optionen aufzeigen.